Quanto riusciamo ad essere produttivi ogni giorno?
Quanta parte del nostro tempo lavorativo viene impegnato realmente in attività utili che ci aiutano a produrre reddito e quanta altra parte è impiegata in attività inutili e di contorno?
Questa è una domanda che mi sorge spesso negli ultimi tempi. In particolare da quando ho appreso il principio dell’80/20 di Pareto.
Per chi non conosce il principio di Pareto, questo si può sintetizzare in una affermazione “il 20% di cause determina ‘80% degli effetti” .
Nel 1897 Pareto (Matematico vissuto a cavallo degli ultimi due secoli), studiando la distribuzione dei redditi, ha dimostrato, attraverso una serie di calcoli, che in una data regione solo pochi individui possedevano la maggior parte della ricchezza.
Questa osservazione ha ispirato la cosiddetta “legge 80/20”, una legge empirica nota anche con il nome di principio di Pareto (o principio della scarsità dei fattori), e che è sintetizzabile nell’affermazione: la maggior parte degli effetti è dovuta ad un numero ristretto di cause .
Per farla breve questo rapporto dell’80/20 può essere applicato in natura a tutti i fenomeni distributivi. Naturalmente i valori 80% e 20% sono ottenuti mediante osservazioni empiriche e sono solo indicativi, ma è interessante notare come molti fenomeni abbiano una distribuzione statistica in linea con questi valori. A titolo di esempio si noti come la distribuzione mondiale del reddito procapite si avvicini a tali valori, in informatica ‘80% del tempo di esecuzione è impiegato solo dal 20% delle istruzioni di un programma. In medicina l’80% dei decessi è causato dal 20% delle malattie e di questi esempi se ne possono trovare infiniti.
Anche la gestione del tempo segue questo principio dell’80/20.
Tutti noi abbiamo le nostre abitudini (o se preferisci “routine”) quotidiane. Delle tantissime attività che svolgiamo ogni giorno, come immagini bene, solo una piccola parte di queste è realmente produttiva.
È stato calcolato da alcuni studi americani che nell’arco di una giornata lavorativa le persone sprecano in media il 40% del proprio tempo solo per le comunicazioni (mail, telefono, etc etc) ed utilizzano a fini produttivi molto meno del 30% del loro tempo disponibile.
Anche tu probabilmente come tanti arrivi in ufficio un po’ prima delle 9.00 ti metti alla scrivania, forse chiami il bar e prendi una tazzina di caffè intorno alle 9:30 o 10:00, controlli, skype, Facebook, o qualche altro social al quale sei iscritto per poi immergerti nella lunga lista delle e-mail appena arrivate (di cui l’80% è spam).
Ed eccoci qui! mentre, tutti sanno che, trascorrete del tempo per giocare a Farmville o per leggere gli ultimi aggiornamenti degli amici sulla bacheca di facebook, sono attività che fanno perdere tempo, rallentano il lavoro e influiscono negativamente sulla nostra produttività generale, non tutti sanno che tante altre abitudini, possono rallentare nella stessa misura il nostro lavoro.
In questo articolo ti propongo una lista di 4 abitudini lavorative che frenano la produttività personale.
1. Riunioni
Le riunioni portano via veramente tanto tempo ma, quasi tutti sostengono che sono un male necessario, anche se perdere ore ogni settimana in conversazioni che potrebbero essere fatte semplicemente tramite mail, può rivelarsi davvero frustrante.
Le riunioni sono tuttavia una fase cruciale della vita aziendale.
Durante le riunioni ci si confronta, nascono nuove idee e si prendono decisioni importanti. Una riunione non dovrebbe mai durare troppo tempo per essere realmente produttiva. Occorre quindi che chi gestisce la riunione tenga a mente una serie di regole da far rispettare a tutti i partecipanti come: Rispettare sempre un ordine del giorno, darsi un tempo massimo per prendere decisioni ed evitare comportamenti quali, essere impreparati, arrivare in ritardo, essere rumorosi, lasciare il cellulare acceso:
Le riunioni di aggiornamento sullo stato di avanzamento dei lavori (non quelle in cui c’è da prendere una decisione) potrebbero inoltre essere ridotte notevolmente di numero utilizzando sistemi di project management e software per la condivisione delle informazioni.
Il mercato oggi è veramente pienissimo di strumenti del genere: Google Docs, group office, php groupware, centraldesktop, consentono di tenere traccia dello stato di avanzamento dei lavori di ogni progetto.
Questi software, sono tutti strutturati con una lista dettagliata delle tappe e delle scadenze del progetto, in aree di lavoro condivise, in cui ogni membro del team può avere accesso alle informazioni e valutare lo stato di avanzamento dei lavori, senza dover chiedere agli altri. In questo modo si possono recuperare quelle ore precedentemente perse negli incontri settimanali.
2. Lavorare fino a tardi
Se sei una di quelle persone che si sentono dei gran figoni quando lavorano fino a tardi, oppure sei uno di quelli che pensano che hanno fatto tutto il loro dovere solo quando stanno al pc fino alle 9,30 di sera, è bene che tu sappia che ti stai sbagliando alla grande.
Lavorare fino a tardi non fa bene a te, non fa bene alla tua produttività, non fa bene alla tua azienda! Anzi è un comportamento che fa male alla salute.
Lascia che ti chieda una cosa: quanto senti di essere realmente produttivo, dopo le 5,00 del pomeriggio?
La produttività personale diminuisce al passare del tempo, perche tutti noi abbiamo bisogno di riposo.
Le probabilità che tu sia realmente produttivo dopo le 5.00 del pomeriggio sono bassissime, la stanchezza ti porterà a distrarti di continuo e rischi di sprecare molto più tempo.
Oltre a provocare stress, lavorare fino a tarda ora equivale a non andare a letto presto cosa che, viceversa, fa molto bene alla salute.
Se non smetti di lavorare almeno due ore prima di andare a dormire, ti ritroverai in uno stato di agitazione, ed eccitazione, indotto dallo sforzo compiuto per prolungare l’attenzione sulle questioni lavorative.
Se poi questa, diventa un’abitudine, aumenti le probabilità di ammalarti e di perdere altre ore di lavoro.
Lavorare fino a sera va bene solo quando è strettamente necessario ma, se lo facessi abitualmente nella speranza di recuperare ore di lavoro perse a causa di riunioni o altri piccoli impedimenti, sappi che stai solo causando a te (e alla tua azienda) un disservizio.
3. Bere troppo caffè
Ti piace bere il caffè ? pensi che sia utile a renderti sveglio e produttivo?
Bene vorrei farti notare che la caffeina non dà un’energia durevole, e se con molto zucchero ancora meno. La caffeina ha un effetto eccitante di circa 30 minuti.
Lo zucchero nel tuo caffè se preso spesso è probabile che contribuisca a farti diventare “iperteso”, in quanto agisce sui tuoi livelli di insulina che si tramutano in grasso.
In altre parole, non è proprio il miglior modo per potenziare la tua attività.
Fai piuttosto una colazione equilibrata, ricca di fibre e vitamine e prendi poco caffè, vedrai che la tua giornata sarà sicuramente più ricca di energia.
4. Pranzare alla scrivania
Forse, potresti essere percepito come più impegnato e produttivo dal tuo capo, quando non fai una pausa pranzo completa ma, sei effettivamente più produttivo?
Probabilmente no. Per un motivo, cosa accadrebbe se parte del tuo panino (o peggio del tramezzino ripieno di maionese) cadesse su un importante report o sulla tua tastiera?
Se ti distraessi mangiando vicino a importanti progetti di lavoro, la tua attività ne sarebbe inevitabilmente compromessa.
E a meno che non avessi una camicia di ricambio nella tua auto, potresti ritrovarti ad un incontro di lavoro con una macchia di pomodoro in tua compagnia.
Inoltre, mangiare alla scrivania aumenta le probabilità di mangiare di più, dal momento che non lo fai consapevolmente, con il rischio di indebolire il cuore, compromettendo così anche la tua attività lavorativa.
Infine, mangiare alla scrivania è contrario a tutte le norme in materia di sicurezza e igiene sui luoghi di lavoro. Sulla scrivania non andrebbe consumato alcun pasto: cracker, grissini, muffin, brioches, niente di niente.
Tutte le briciole delle cose che consumi finiscono negli anfratti della tastiera e sotto la tua postazione di lavoro. Le scrivanie degli uffici diventano così il terreno adatto allo sviluppo di milioni di batteri.
Secondo un recente studio americano condotto su quasi 4000 prelievi, realizzati tra pc e telefoni, si è scoperto che si annidano più batteri in una tastiera del computer che in una tavoletta di un wc . I computer e i telefoni d’ufficio hanno mostrato percentuali significative di germi potenzialmente patogeni (patogeni sono quei germi che trasmettono le malattie agli uomini) del 67 % sui telefoni e 69 % sui pc.
Risorse
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20 consigli di time management
Puoi cominciare a sviluppare questa competenza ora gratuitamente scaricando il report 20 consigli di time management da questo indirizzo https://www.professioneformatore.it/time-management/
Questa risorsa è gratuita e messa a disposizione di tutta la comunità degli iscritti a professioneformatore.it
Zen To Done
Inoltre posso suggerirti di acquistare il capolavoro di Leo Babauta “Zen To done” tradotto in italiano da Leonardo di Paola e Viviana Taccione , Costa solo 9,70 ma il suo valore è ben più elevato.
Visual CV è un’ applicazione leggermente più complessa, studiata per creare un profilo professionale completo. Oltre il curriculum, infatti, è possibile allegare video, audio, immagini, presentazioni powerpoint, grafici, etc Con VisualCV è possibile creare, gratuitamente, CV all’avanguardia da mostrare ai potenziali datori di lavoro e da tenere in internet. Per utilizzare la piattaforma occorre registrarsi, gratuitamente, sul sito e in pochi passi e pochi click è possibile compiere numerose operazioni quali: convertire il proprio curriculum in formato doc o pdf già in nostro possesso, inserire fotografie, video di presentazione e file audio, allegare lettere con le referenze, diplomi certificati, creare un portfolio (Raccolta di lavori svolti) . Tra le tante, La funzione che risulta essere maggiormente innovativa è l’opportunità di realizzare differenti versioni del proprio curriculum da utilizzare a seconda del target di aziende cui desideriamo sottoporre la nostra candidatura, scegliendo di volta in volta quale condividere in rete. Con VisualCV è possibile gestire anche un Curriculum in formato Europeo per la partecipazione a selezioni pubbliche e per l’assegnazione di incarichi ufficiali, quali ad esempio la partecipazione a progetti FSE. Il software presente sul sito permette di importarlo, aggiornarlo e stamparlo ogni volta che ne abbiamo bisogno. l’indirizzo è https://www.visualcv.com. A tutti Buon Curriculum ! [email_link] . . . . .. . . .
Gentili colleghi, sono una docente della Formazione Professionale In Puglia ed ho svolto funzioni di tutor e progettista di formazione, in aula e FAD. Attualmente faccio parte, in qualità di ” socia fondatrice ” di un’associazione no profit che si occupa di politiche attive del lavoro. Ciò premesso, essendo un’addetta ai lavori, non solo mi complimento con voi per questo sito, sia dal punto di vista della sua strutturazione che da quello squisitamente contenutistico, ma mi auguro di intravvedere delle possibilità di collaborazione, circa l’attività dell’associazione di cui parlavo in precedenza. Saluti cordiali, Anna Mancini
Sei La Benvenuta !
Con le tue proposte!
il 23 abbiamo organizzato un seminario gratuito , se vuoi partecipare ci fa piacere, potrebbe essere una occasione per conoscerci
Vi segnalo un iniziativa tutta italiana, http://www.uannabe.com online dal 1 settembre che ha colto l’importanza per i candidati di avere un curriculum chiaro e completo, ordinato e di “bella presenza” 🙂
Chi si cimenta per la prima volta con il curriculum vitae, o chi ha voglia di aggiornarlo ma non sa da dove cominciare, troverà un percorso guidato per avere il cv nuovo di zecca, in formato pdf e scaricabile in 3 diversi formati (tra cui quello europeeo), da usare per gli annunci di lavoro del portale stesso, o per qualsiasi altra esigenza professionale.
Salve,
articolo davvero interessante.
Io aggiungo che, oltre a sapere cosa dire, è importante sapere anche come dire le cose, in modo da essere estremamente credibili e convincenti.
Nel metodo Four Voice Colors di Ciro Imparato ho trovato un sistema incredibile per sviluppare le potenzialità della propria voce.
Leggendo, mi è venuto in mente questo spot …
https://youtu.be/3XGJq8wrw5I
Peccato che quanto elencato sia piu’ uno spot elettorale che la realta’ quotidiana.
Le aziende non sono assolutamente disposte a pagare per evitare che un dipendente sia triste, anzi se ne fregano totalmente, meglio gestire persone col timore di perdere il posto di lavoro che persone sicure di se che non rispondano sempre ed unicamente si, infatti nella quasi totalita’ delle aziende non esiste la reale possibilita’ di dire NO.
1 conosco bene la vostra azienda ???
sapessi qual’e’ potrebbe darsi, l’utilizzo di agenzie di selezione del personale fanno si che chi risponde ad un annuncio non abbia la minima idea di chi sia il cliente finale.
4 ho esperienza!!!
Ma se la stragrande maggioranza delle offerte sono solo per laureati under 32 con anni di esperienza! Chi ha 20 anni e piu’ di esperienza e’ totalmente escluso dal mercato del lavoro gli over 35 non sono ne ricercati ne voluti, la situazione degli over 404550 diventa via via piu’ catastrofica in quanto pregiudizi colturali di aziende e addetti alla selezione ritengono che si e’ vecchi e rigidi, non piu’ adeguati al mercato del lavoro; pero’ che eta’ hanno coloro che sostengono queste cose ? responsabili selezione , a.d. ???
5 Buon giocatore di squadra…
Ma la politica aziendale prevalente e’ quella del dividi et impera le direzioni non tollerano assolutamente team coesi intorno a qualche figura con doti naturali di leadership, sentono costoro come possibili antagonisti nella gestione del potere per cui e’ assolutamente negativo essere se stessi, ma si deve esclusivamente divenire una fotocopia dell’a.d. di turno.
Oramai non esiste piu’ una coltura del dibattito come momento evolutivo ma si ricorre esclusivamente alla contrapposizione di forze per far prevalere qualsiasi tesi,magari palesemente fallace
6 esperto nel tuo campo
Beh allora ti vuoi proprio suicidare…
esperto vuol dire avere esperienza ed una preparazione specialistica superiore alla media quindi non ha senso sperare che un foglio con su scritto laurea abbia qualche valore e i limiti di eta diventano ancora piu’ ridicoli, inoltre rimane un problema di fondo nel processo di selezione…. chi e’ in grado di valutare la reale competenza tecnica di un esperto ? Ovviamente un’altro esperto del settore, magari l’azienda stessa che sta cercando la figura, anche se non e’ raro che le aziende stesse siano le prime a non aver ben chiaro le loro reali necessita’. Diventa pero’ altamente improbabile che un selezionatore totalmente estraneo al settore in esame possa valutare la preparazione tecnica di una persona se non mediante esami formali o superficiali.
7 altamente motivato
condivido, anche se non si dovrebbe sottovalutare il processo di instaurazione di una empatia nei primi istanti di un colloquio, io posso vendere bene quando ho un target potenziale ben identificato, ma in un colloquio di selezione il mio target e’ indifferenziato e facilmente verro’ giudicato in base ad una prima impressione che poi il processo cognitivo razionalizzera’ e giustifichera’ in seguito con l’intervista.
COMPLIMENTI TUTTO ASSOLUTAMENTE VERO E ANZI …. sei stato anche troppo buono !!!
E’ verissimo quello che hai detto. “Meglio gestire persone col timore di perdere il posto di lavoro che persone sicure di se che non rispondano sempre ed unicamente si, infatti nella quasi totalita’ delle aziende non esiste la reale possibilita’ di dire NO” cosa c’è di più vero e attuale di questa tua affermazione? Da oggi pure la possibilità di licenziare …..(non voglio semplificare troppo ma in effetti…) non farà che aumentare questo clima di insicurezza.
Un altra spada di damocle sulla testa del lavoratore e uno strumento in più per chi ne vuole approfittare.
Inoltre …. ma come cavolo si può essere selezionati da persone che sono assunte per modo di dire proprio dalle medesime agenzie di selezione !! Come fa una persona efficace e preparata ad essere valutata magari da una persona che non è neppure in grado di capire il tuo lavoro !!!
Ormai il lavoro vero è morto !
Cosa puo’ significare alla fine di un colloquio di lavoro (che credo sia andato molto bene) se ti dicono: “Tanti auguri… qualsiasi sia il lavoro che farà”. Sono rimasta spiazzata! Era quasi come se mi avesse detto: “Senti, cercati un altro lavoro”. Vedremo…
Ciao Teresa, a me sembra che sia un tentativo maldestro del selezionatore di fare una buona impressione e di mostrarsi più umano.
Forse non era una comunicazione in merito all’esito del colloquio. Difficile che nella stessa sede del colloquio ne venga comunicato anche l’esito almeno che il profilo del candidato sia completamente diverso da quello ricercato!
Forse voleva essere simpatico nei tuoi confronti e mostrarsi come una persona più umana , ma la battuta gli è venuta male ! Capita … Non te ne curare più di tanto e prosegui per la tua strada
Chi è appena laureato e non ha nessuna esperienza lavorativa rimane sempre e comunque fregato! anche se si mostra super motivato durante il colloquio..
come si fa a fare esperienza se per trovare lavoro viene richiesta sempre esperienza???
Ciao Michela
La necessità di un curriculum con qualche esperienza è sempre esistita
Anche quando mi sono laureato io chiedevano curriculum con esperienza. Ci volevano giovani, laureati e con pluriennale esperienza
Anche io ho scoperto che “Fare esperienza” non è tanto difficile.
Sipuò cominciare con uno stage o con lavoretti. Dipende cosa vuoi fare nella vita.
L’Italia è ancora un paese coorporativo e ogni carriera ha una sua porta di ingresso . Le professioni hanno il tirocinio, le aziende hanno gli stage, le attività commerciali hanno un periodo di prova con rimborso spese etc etc .
Proponiti per uno stage presso le aziende in cui ti piacerebbe lavorare .
Non ti scoraggiare vedrai che in men che non si dica accederai alle tue prime esperienze. L’importante è cercarle
Salve, oggi ho sostenuto un colloquio di lavoro, mi sono preparato e diciamo che ” non penso ”di essere andato male.
Una cosa non mi e’ chiara, erano in 4 , un commissario parlava sempre piu’ degli altri,2 erano zitti,alla fine del colloquio, il commissario che mi faceva tutte le domande , mi ha stretto la mano e mi ha detto: allora grazie arrivederci e buon lavoro …. Che vuol dire….?
CIao Igor
Innanzitutto in bocca al lupo per questo colloquio
Speriamo bene !
da come la descrivi non vuol dire niente … cioè dovrei avere ulteriori elementi per dirti cosa potrebbe voler dire. Dovrei sapere cosa ti hanno chiesto e cosa hai risposto e così via .
I due che stavano in silenzio potevano essere assistenti o osservatori, forse psicologi, detta così non saprei . Ad ogni modo non ti soffermare troppo tempo a ricrercare significati nascosti …. fai sempre la tua parte e vai avanti . In bocca al lupo per tutti i tuoi progetti