Migliorare l’efficacia delle proprie email per ottimizzare la propria gestione del tempo
Come detto già in altri articoli del mio blog comunicazione efficace è una delle competenze fondamentali da esercitare quando si parla di gestione del tempo.
La posta elettronica ormai è diventata uno strumento indispensabile nel nostro lavoro di tutti i giorni ed è anche una delle principali cause di distrazione, incomprensione e conseguenti perdite di tempo prezioso che potremmo investire in altri modi! A mio giudizio non può esistere un sistema efficace di gestione del tempo che non prenda in considerazione la capacità di padroneggiare efficacemente la posta elettronica. In molti sottovalutano l’importanza del rapporto tra Time management (gestione del tempo) e gestione della posta elettronica. Probabilmente, anche tu, pensi di sapere già come usare la posta elettronica e come si scrive una email in modo efficace: ma se vuoi veramente migliorare la tua comunicazione tramite e-mail, queste sei dritte ti saranno di grande aiuto. Molti suggerimenti che sto per darti in questo articolo, forse ti sembreranno superflui e molte argomentazioni forse ti appariranno scontate e banali ma, anche nel caso della gestione della posta elettronica le cose più vere sono quelle che sembrano più banali e per questo passano più inosservate. Ecco a te sei veloci consigli per migliorare l’efficacia delle tue eMail e conseguentemente migliorare la tua gestione del tempo!
1. Inizia con un SALUTO appropriato
Alcune persone passano direttamente al testo di una e-mail senza nemmeno un “ciao”. E’ buona educazione aggiungere un saluto, proprio come faresti con una lettera Formale. E’ opportuno ricordarsi sempre che chi leggerà la nostra mail è un’altra persona e vuole essere trattata sempre con il dovuto rispetto, inoltre è opportuno che ti ricordi che l’email per quanto sia una modalità di comunicazione molto veloce è sempre asincrona: il destinatario della tua comunicazione ne leggerà i contenuti in un momento temporale differente da quello in cui tu stai scrivendo. L’email non è una conversazione ma una comunicazione e pertanto dobbiamo ricordarci che la persona che ci legge deve essere reintrodotta all’argomento della conversazione mail La formula introduttiva può essere di questo genere:
- Gentile signore/a
- Egregio dott. Rossi
- Ciao Anna
- Ciao Carlo
Il tuo saluto deve essere appropriato. Se stai scrivendo ad un potenziale datore di lavoro, “Egregio dott. Rossi” è probabilmente il modo migliore per cominciare. “Gentile Dott. Bianchi” è la formula ideale per fornitori e clienti mentre espresioni come “Ciao Carlo” devono essere riservate alle persone con cui abbiamo un legame confidenziale.
Tuttavia non dare per scontato che la formalità sia sempre la risposta giusta. Se stai scrivendo a un amico di un amico, usare “Gentile” seguito dal suo cognome potrebbe sembrare stranamente artificioso. In caso di dubbio, “Gentile ” di solito funziona bene.
2 Vai Dritto al punto
Il tuo interlocutore non vuole leggere con fatica chiacchiere inutili: perciò vai dritto al punto. Si rispettoso e accorto anche alle necessità, in termini di “gestione del tempo”, del tuo interlocutore, non solo alle tue. Evita lunghe premesse e precisazioni e giudizi personali (se non espressamente richiesti) vai subito al punto e racconta i FATTI. Se scrivi a qualcuno di punto in bianco, non raccontare la storia della tua vita prima di effettuare una richiesta. La prima riga della tua e-mail (dopo il saluto) dovrebbe essere simile a queste:
“Sto lavorando a un articolo da pubblicare e mi chiedevo se tu avessi qualche minuto per rispondere alle seguenti tre domande.”
“Potreste fornirmi un preventivo per il seguente progetto?”
“Mi piacerebbe discutere con te le revisioni. Vorresti parlarne martedì alle 02:00?”
“Ho allegato i documenti da te richiesti durante la nostra riunione di ieri.”
Potrebbe essere necessario includere anche i dettagli, ma se parli subito della questione più importante è più probabile che la tua mail riceva una risposta tempestiva. Se fai la tua richiesta troppo tardi nel testo dell’email, il destinatario può anche non rendersi conto che hai bisogno di una risposta. Ricorda sempre che leggere a video non è una cosa piacevole, a lungo andare stanca gli occhi e le persone non hanno solitamente tempo da perdere per leggere le tue comunicazioni.
3 Falla BREVE
Cerca di mantenere la tua e-mail il più breve possibile. Scrivi paragrafi brevi: i paragrafi troppo lunghi possono essere difficili da leggere e da capire. Prendi spuno dagli americani che, anchefacilitati dall’uso di una lingua sintetica come l’inglese, formulano frasi brevi e dirette.
Fai in modo di fornire al tuo corrispondente informazioni sufficienti affinché egli sia in grado di prendere una decisione, se è necessario. In genere è meglio inserire i dettagli come allegato: così avrai una maggiore flessibilità sulla formattazione e il tuo interlocutore potrà stampare facilmente l’allegato. Anche imparando ad essere sintetici si ottimizza la gestione del tempo!
4. Usa Elenchi Numerati
Se hai parecchie domande da fare, o molte affermazioni da sottoporre all’attenzione del tuo interlocutore , ottimizza la tua e gestione del tempo (quella di chi ti legge) numerandole. Gli elenchi puntati aiutano tantissimo la leggibilità del testo. Questa pratica rende facile per l’altra persona rispondere a ciascuna di esse, specialmente se alcune richiedono solo un sì /no come risposta o una risposta di una sola parola. Per esempio:
“Potreste farmi sapere:
1. Quanto mi costerebbe la progettazione di un sito web
2. Quanto costa la grafica e una brochure pieghevole a tre ante
3. Se è possibile completare il tutto entro la fine di aprile”
5. RILEGGI la mail prima di inviarla e usa il CONTROLLO ORTOGRAFICO
Un errore di battitura o di ortografia può trasformare una parola in un’altra completamente diversa. Se stai utilizzando le e-mail a titolo professionale, questo errore potrebbe essere imbarazzante o addirittura offensivo. Potresti rischiare di alterare l’intero significato del tuo messaggio: la mancanza di un “non”, per esempio, potrebbe causare problemi potenzialmente gravi.
Non limitarti ad usare il correttore ortografico del programma di posta elettronica. Il controllo ortografico dovrebbe aiutarti a evitare errori stupidi, ma usa anche i tuoi occhi e il tuo cervello. Ci sono un sacco di parole che non possono essere corrette dal software di controllo ortografico. Se stai inviando e-mail da un dispositivo con metodo di scrittura intuitivo e una funzione di correzione automatica, assicurati di rileggere sempre ciò che hai digitato.
6) Rendi utile la tua FIRMA
Hai una firma per le tue e-mail? Se non sai a cosa mi sto riferendo , la firma è il testo che appare automaticamente nella parte inferiore della tua e-mail. Alcune persone non la usano proprio, altri utilizzano una citazione divertente o la frase preferita. Sia che tu scriva e-mail per motivi professionali o personali, fai in modo che la tua firma risulti utile sia per te che per il destinatario. Questo potrebbe significare:
- Dare il link al tuo sito web
- Includere l’indirizzo di lavoro e /o il tuo numero di telefono
- Aggiungere i link ai tuoi account nei social network (LinkedIn, Facebook, ecc.)
- Inserire una riga per promuovere il tuo recente libro/ blog /prodotto
Se il tuo provider di posta elettronica lo permette, potresti anche voler creare parecchie firme diverse da utilizzare per scopi diversi (ad esempio una per gli amici via e-mail, una per i nuovi contatti di lavoro).
Partecipa !
Gestione del tempo ed email ….. Hai qualche buon consiglio da aggiungere? O qualunque altro problema che ha a che fare con la tua casella di posta? Fammelo sapere nei commenti! 🙂
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Trovo sacrosanto quanto hai scritto. Posso consigliare a chi riceve tante email di leggerle tempestivamente,magari servendosi di uno smartphone preferibilmente un blackberry. Questo facilita a selezionare le più interessanti per le eventuali risposte e considerazioni da fare al nostro rientro in ufficio . essere più immediati possibile aiuta a dare al nostro interlocutore la sensazione di affidabità
L’articolo mi è piaciuto e condivido il fatto parlare di time management, in particolare in azienda, debba includere la gestione delle mail. Un ulteriore “ladro di tempo” di cui tener conto è la scelta accurata dei destinatari; evitiamo di mettere in copia conoscenza o peggio in indirizzo destinatari avulsi dall’oggetto della mail….pigiando il tasto “rispondi a tutti” investiamo un minuto nel selezionare il destinatario/i destinatari del messaggio!