In molti pensano erroneamente che gestione del tempo significhi imparare a riempire le giornate di cose da fare!
La mia filosofia sulla produttività e sulla gestione del tempo è questa: Essere produttivi non ha nulla a che vedere con il numero di cose che si riescono a fare ogni giorno. Produttività per me, significa essere più impegnati, focalizzati e concentrati in quello che si sta facendo. Ottenere di più con un minor dispendio di risorse, questo dovrebbe essere il riferimento di ogni sistema di Gestione del Tempo.
Quando si è concentrati su più cose, già il solo fatto di doverle fare, è causa di stress e frequenti distrazioni. Il cervello umano è una macchina perfetta e da il meglio di se solo quando riusciamo a focalizzare l’attenzione su un compito specifico. Quando invece cerchiamo di fare più cose contemporaneamente andiamo facilmente incontro allo stress e alle distrazioni.
Viceversa se si svolge un compito e lo si fa con impegno, concentrazione e con volontà, la propria giornata diventa più produttiva.
Gestione del tempo non vuol dire riempire gli spazi in agenda
Il tempo non è uno spazio che va riempito nelle nostre agende. Quando ci svegliamo la mattina e compiliamo la nostra lista di cose da fare non dovremmo pensare a riempire tutto lo spazio (perché non sappiamo come passare il tempo) ma, piuttosto ,l’obiettivo dovrebbe essere produrre risultati eccellenti con il minore dispendio di risorse possibili.
Se siamo onesti con noi stessi, e facciamo uno screening delle nostre abitudini, notiamo che la maggior parte della pressione e dello stress che accusiamo ogni giorno, non è dovuto a quanto siano ambiziosi i nostri obiettivi (es. voglio guadagnare 100.000 euro entro la fine dell’anno) o gli obiettivi della nostra azienda ma, è causato da quanti compiti vogliamo portare a termine contemporaneamente in una sola giornata. E’ tendenza comune di tutti noi che insegnano anche ad utilizzare sistemi di gestione del tempo dire che:
“ognuno di noi tende a sottostimare quello che può fare nell’arco di un anno e a sopravvalutare quello che può fare nell’arco di una giornata”.
Dovremmo chiederci piuttosto, ogni volta che ci sentiamo in una situazione di stress: “Cadrà il mondo a pezzi se non faccio tutto oggi ? Riuscirò davvero a perdere quei clienti o essere licenziato se finisco il progetto domani invece di oggi?”.
Con questo non voglio suggerirti di procrastinare i tuoi impegni e diventare così un artista del rimandino. Sto cercando invece di suggerirti che alle volte sarebbe meglio abituarsi a coltivare l’idea di fare di meno cose ogni singolo giorno, ma con più concentrazione ed impegno, per farle bene e non doverci ritornare più su.
Non solo questo ci renderà più produttivi (perché non siamo distratti o ansiosi) ma, impareremo anche ad assaporare meglio quello che stiamo facendo e godremo di più delle nostre giornate. L’obiettivo dovrebbe essere quello di realizzare un lavoro di migliore qualità. Quando siamo pienamente presenti siamo, infatti, anche più aperti alla creatività e alle intuizioni.
Quindi, la domanda a cui voglio offrire una risposta con l’articolo di oggi è : “come possiamo sviluppare questo senso di “produttività concentrata” nella nostra vita vincendo le nostre distrazioni e la nostra ansia di fare tutto e subito? Di seguito sono presentate cinque semplici cose che puoi fare per integrare il tuo sistema di Gestione del tempo e rendere le tue giornate più produttive.
5 Consigli di gestione del tempo per avere giornate più produttive
1. Stabilisci da un minimo di 3 ad un massimo di 5 obiettivi quotidiani
Non compilare una lista di 101 “cose da fare” ma focalizzati su 3 o al massimo 5 compiti da portare a termine. Questo non significa che non potrai farne di più dopo una volta portate a termine le priorità della giornata.
Concentrarsi su un numero basso di cose da fare ti consente di tenere lontano da te la sensazione di pressione che è alla base dello stess e dell’inefficienza.
Se i tuoi obiettivi per la giornata sono costituiti da attività complesse che comprendono molti passaggi e un tempo più lungo di 1 ora (come ad es.: lavorare su un piano di marketing , analizzare un bilancio, a scrivere un post sul blog ), datti al massimo solo 3 obiettivi. Se viceversa i compiti che devi portare a termine sono più piccoli e richiedono meno tempo (come ad es.: rispondere alle e-mail, fare qualche ricerca su internet, ecc ), concediti anche cinque obiettivi al giorno.
2. Stabilisci un budget di tempo per ogni compito
Decidi quanto tempo hai bisogno (o vuoi dedicare) per raggiungere ogni singolo obiettivo. Cerca di essere realistico nella stima del tempo da dedicare ad ogni compito e focalizzati sul risultato che vuoi ottenere. Poi aggiungi a questa stima un tempo extra di 30-60 minuti. Potrebbe anche non essere necessario, ma è comunque utile che tu ti conceda almeno 30/60 minuti in più, in questo modo non ti sentirai sotto pressione e avrai anche il tempo di correggere qualche piccolo errore che ti sarà sfuggito e di rifinire il lavoro. Essere eccellenti è questione di dettagli.
Stabilisci un momento in cui cominciare a lavorare su ogni singolo compito. Capita quando si svolgono lavori di ufficio di trattenersi oltre misura nello svolgimento di un compito, sacrificando poi il compito successivo. Per evitare questo fenomeno imposta degli orari precisi nel qual cominciare a lavorare al progetto successivo, come se fosse un appuntamento con un cliente. Questo ti aiuterà ad essere più concentrato e ad ottimizzare il tempo che hai a disposizione.
3. Rimuovi le distrazioni
Prima di iniziare un qualunque compito, libera la scrivania , chiudi tutti i browser sul computer, spegni il telefono, chiudi il programma di posta elettronica e chiudi la porta. Elimina tutto ciò che può catturare l’attenzione del tuo occhio e delle tue orecchie e che possa distrarti catturando il flusso dei tuoi pensieri portandolo altrove. Lo so è difficile da fare, ma è il suggerimento più importante che ti do in questo articolo. Questo è un SUPERSEGRETO di PRODUTTIVITA’. Le distrazioni uccidono la produttività. Guarda la tua scrivania e trova tutti i potenziali elementi di distrazione, ogni mattina prima di cominciare a lavorare. Anche io l’ho fatto prima di cominciare a scrivere questo post.
4. Concediti piccole pause e ricompense
Se hai difficoltà a concentrarti, anche in assenza di distrazioni, suddividi il tuo obiettivo in compiti da 15/30 minuti ciascuno. Imposta un timer e cerca di lavorare costantemente per il tempo stabilito. Poi prenditi una pausa di 5 minuti e regalati qualcosa che faccia bene al tuo benessere fisico ma che allo stesso tempo non ti distrarrà completamente dal compito che stai svolgendo (no e-mail, telefonate, testi , ecc.). Alzati e allunga gambe e braccia, chiudi gli occhi e respira, guarda fuori dalla finestra, fai un paio di piegamenti sulle gambe, vai in bagno (senza fermarsi a parlare con i colleghi).
Quando porti a termine uno dei tuoi obiettivi quotidiani, regalati pause più lunghe durante la quale mangiare un boccone, controllare la posta elettronica, rispondere alle telefonate che nel frattempo sono arrivate e alle quali non hai risposto. Cosa impostare è che tu imposti anche per queste pause un timer altrimenti si rischia di perdere l’organizzazione che si era preventivata.
5. Chiudere la giornata in modo energico e consapevole
Dopo aver completato l’ultimo compito preventivato, rivedi tutte le cose che hai fatto e soffermati su ciascuno di loro. Fai un breve controllo e se dovessi riscontrarne la necessità, torna indietro e perfeziona il lavoro che hai già fatto in modo da sentirti sicuro e soddisfatto del risultato che hai ottenuto.
Qualora dovesse ancora avanzare del tempo, scegli un altro compito importante e segui la stessa procedura.
Scegliendo meno obiettivi ogni giorno e concentrandosi su ognuno di loro con attenzione, troverai il tuo lavoro molto più produttivo e sarai molto più soddisfatto delle tue giornate, ti sentirai più capace di controllare il tuo tempo, le tue priorità, e il tuo stato d’animo.
In tutta sincerità quale consiglio ti sentiresti di aggiungere a questa lista ?
Sentiti libero di aggiungere un tuo consigli inviando un commento a questo Post qui sotto !
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