Gestione del tempo: 10 consigli veloci per migliorare il tuo time management

Quanta pena ci da a tutti noi la “gestione del tempo” .

Oggi diventa sempre più difficile trovare il tempo per portare a termine tutto quello che si vorrebbe fare: la vita privata e professionale è sempre più frenetica e spesso ti piacerebbe avere a disposizione giornate di 48 ore.

Di solito sei puntuale o in ritardo?

Riesci a concludere il lavoro rispettando le scadenze?

Sai gestire il tuo tempo in maniera efficace?

Se la tua risposta a una o più di queste domande è “no”, allora hai bisogno di imparare e mettere in pratica le regole per una corretta gestione del tempo (“time management”).

Anch’io mi sono trovato nella tua stessa situazione: non sapevo organizzare la mia giornata e gli effetti negativi si facevano sentire pesantemente nella mia vita. Eppure la mia esistenza è migliorata enormemente grazie a questi 10 validissimi suggerimenti che ora ti darò:

 

1)    CREA UN PIANO GIORNALIERO

Pianifica la tua giornata in anticipo. Fallo di prima mattina o, meglio ancora, la sera prima di andare a dormire. In questo modo avrai una buona visione d’insieme e non ti farai mai prendere alla sprovvista. Infine attieniti al piano il meglio possibile.

 

2)    Stabilisci una SCADENZA TEMPORALE per ciascun compito

Quando hai bisogno di finire il tuo lavoro? Sia ben chiaro che devi portare a termine l’incarico X entro le 10, Y entro le15, e Z entro le 17.30 . Ciò ti impedisce di trascinarti dietro arretrati e in più guadagni tempo da riservare ad altre attività.

 

3)    Usa un CALENDARIO e un’AGENDA

Avere un calendario è la mossa fondamentale per un time management efficace. Puoi usare Outlook o Lotus notes,dove il calendario fa parte del software. Google Calendar è eccellente: io lo uso. L’agenda è uno strumento essenziale per organizzare le informazioni, le “to do lists” (liste delle cose da fare), i progetti e tutto il resto.

 

4)    IMPARA A DIRE “NO”

Non sobbarcarti più di quanto puoi affrontare. Se capitano fastidiose distrazioni inutili mentre stai facendo cose più importanti, opponi un fermo NO. O almeno rimanda e, se possibile,delega a qualcun altro.

 

5)    Poniti l’obiettivo di arrivare un po’ IN ANTICIPO

Se cerchi di essere puntuale, il più delle volte arriverai in ritardo per un imprevisto. Quindi cerca di arrivare in anticipo agli appuntamenti e sicuramente sarai puntuale. Per quanto riguarda le scadenze, lavora come se il termine fosse un po’ più vicino di quanto richiesto.

 

6)    Tieni sempre UN OROLOGIO ben visibile davanti a te

A volte siamo talmente assorbiti dal nostro lavoro che perdiamo la nozione del tempo. Avere un GRANDE orologio davanti a te ti renderà consapevole del tempo che passa.

 

7)    Fissa dei REMINDERS 15 minuti prima

Molti calendari hanno una funzione reminder per ricordati gli impegni. Se devi frequentare un meeting importante, regola il reminder un quartod’ora prima.

 

8)    FOCALIZZATI sui compiti PIU’ IMPORTANTI per te e blocca le fonti di distrazione

Concentrati su un solo compito importante alla volta. Evita l’eccessivo “multi-tasking”, chiudi tutte le applicazioni che non stai usando e che ti distraggono solamente. Smettila di controllare troppo spesso le e-mail, Facebook, Twitter,ecc. Così sarai molto più efficiente e produttivo. Quando svolgo un lavoro importante io spengo anche il mio cellulare: questo mi aiuta a concentrarmi meglio.

 

9)    Lascia perdere i dettagli inutili e DEFINISCI LE GIUSTE PRIORITA’

Dato che non puoi fare tutto, impara ad applicare il principio 80/20, che è una regola chiave del time management. Dedicati soprattutto a quel 20% di attività “critiche” che ti garantiscono l’80% dei risultati.

 

10)  “TAGLIA” quando c’è veramente bisogno di farlo

Se vuoi evitare il rischio di un esaurimento nervoso, non aver paura di interrompere il lavoro quando ti rendi conto che proprio non ce la fai più.

Qualche pausa salutare e un po’ di relax non solo non diminuisce la produttività, ma anzi è dimostrato che la aumenta.

 

E adesso mi piacerebbe sentire anche la tua opinione.

Certamente avrò dimenticato qualcosa: tu puoi dare altri consigli per un Gestione del Tempo più efficace? Condividili nei commenti!

 

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