Sei una persona puntuale?
Porti a termine i tuoi impegni nel tempo che ti sei prefissato?
Sei in grado di portare a termine ciò che vuoi fare prima delle scadenze?
Sei soddisfatto di quanto tempo dedichi alla tua famiglia, ai tuoi amici e al tuo benessere personale, o ti senti schiacciato dagli impegni di lavoro?
Sei soddisfatto di come riesci a organizzare le tue giornate? Sei un buon manager del tuo tempo?
Se la tua risposta ad almeno una di queste domande è “no”, significa che, probabilmente non sei molto soddisfatto di come gestisci il tuo tempo e le tue giornate!
Gestione del Tempo e stress
Gli psicologi sostengono che in realtà la causa dello stress non sia tanto riscontrabile nella quantità di cose una persona ha da fare ma, piuttosto nel fatto di non riuscire a portare a termine tutti i compiti che ci si era prefissati. Il tempo è la risorsa più democratica che esista. Il tempo è l’unica risorsa che ci rende tutti uguali.
Ci sono persone che nascono più ricche di altri, persone che vivono in quartieri migliori, persone che per grazia della natura nascono più belle e più forti ma, tutti viviamo giornate di 24 ore! Quando parliamo di gestione del tempo non abbiamo alibi. Siamo tutti uguali. La nostra capacità di dominarlo fa la differenza se avremo o meno successo nella nostra vita.
Sette consigli per una migliore gestione del tempo
Ecco quindi 8 consigli su come imparare a gestire al meglio il proprio tempo evitare di farsi dominare dagli eventi imprevisti e continuare ad essere focalizzati verso il raggiungimento dei nostri obiettivi più importanti. Se vuoi essere un vero effective time mamager ( come dicono gli americani) comincia da questi brevi consigli.
1 Scrivi un piano giornaliero delle cose che hai da fare.
Organizza la tua giornata prima di iniziarla. Scrivi il tuo piano al mattino presto o, meglio ancora, la notte prima di andare a dormire (in modo da memorizzarlo al meglio). Preparare un piano offre l’opportunità di avere una buona panoramica di come si svilupperà la giornata seguente e di organizzarla al meglio. Il tuo compito per la giornata sarà solo quello di aderire nel miglior modo possibile a quanto precedentemente programmato.
2 Stabilisci un limite massimo di tempo
Stabilisci un limite massimo di tempo da dedicare ad ogni attività che devi svolgere. Un esempio:Completare il compito X entro le ore 10, il compito Y da 03:00, e la voce da Z 5:30 pm. Questo impedirà alle diverse attività di trascinarsi oltre misura e di erodere tempo prezioso riservato per altre attività.
3 Usa un calendario per pianificare e distribuire le attività nell’arco delle settimane.
Molte persone commettono l’errore di organizzare il proprio tempo utilizzando come unità di misura il giorno. Ma in realtà il tempo che noi viviamo è suddiviso in settimane e mesi. I giorni della settimana tra di loro non sono indifferenti. I compiti che possono essere svolti il lunedì non è detto che possano essere svolti indifferentemente il martedì o il mercoledì.
Avere un calendario è il passo fondamentale per la gestione delle attività quotidiane. Un calendario, grazie alla suddivisione del tempo in settimane e mesi ci offre la possibilità di pianificare nel medio periodo e di distribuire le attività equamente.
Se si utilizza Outlook o Lotus Notes, il calendario è parte integrante del software di posta elettronica. Chi usa mac troverà facilmente sulla dashboard di osx l’applicazione Ical, chi invece preferisce le applicazioni on line troverà molto utile Google Calendar (è grande – lo uso). Qualunque sia la tua scelta è ancora meglio se riesci a sincronizzarla con il telefono cellulare e tutte le altre periferiche che utilizzi (Tablet, notebook etc. etc. ) – in questo modo, puoi accedere al tuo piano di lavoro, ovunque ti trovi e con tutti i tuoi orpelli tecnologici.
4 Datti come obiettivo quello di arrivare sempre per primo agli appuntamenti.
Se quando hai un appuntamento, un incontro o una riunione ti dai come obiettivo quello di arrivare semplicemente in tempo, ti potrà capitare di arrivare in orario o in ritardo. Per esperienza ti dico che la maggior parte delle volte sarai in ritardo. Questo per un meccanismo psicologico molto semplice. La tua mente si concentrerà sulla stima del tempo minimo necessario e tralascerà la valutazione degli eventuali eventi imprevisti (che si chiamano per appunto imprevisti perché non stimabili a priori). Ma, se maturi una ferma decisione di essere sempre il primo a tutti i tuoi appuntamenti, sarà molto probabile che arriverai sempre puntuale.
5 Concentrati su un compito specifico.
Gli uomini e le donne, diversamente dai computer non sono multi-tasking (multitasking è un termine utilizzato in informatica e indica la Capacità, da parte di un sistema operativo, di elaborare contemporaneamente più programmi e di gestirli l’uno indipendentemente dall’altro).
Se cerchi di fare più cose contemporaneamente (parlare al telefono e rispondere alla posta elettronica, navigare su internet e compilare un foglio Excel etc etc ) stai sicuro che non otterrai nulla. Concentrati invece su un solo compito fondamentale alla volta. Quando lavori al computer chiudi tutte le applicazioni che non stai utilizzando in quel preciso momento, e chiudi anche tutte quelle applicazioni aperte non fanno altro che rubasti attenzione.
Concentrati esclusivamente su quello che stai facendo in quel preciso momento . Sarai più efficiente e avrai molto più tempo da dedicare, successivamente, ad altre attività.
6 Blocca tutti i distrattori.
Che cosa ti distrae di solito nel tuo lavoro? messaggi istantanei? Il bip di messanger o quello della chat di facebook? GLi squilli del telefonino? Il suono della posta elettronica? Personalmente non uso quasi mai le chat. Le poche volte che mi collego è quando ho voglia di contattare qualcuno in particolare e non sto svolgendo nessun compito. Quando sto facendo un lavoro importante, sono solito abbassare anche la suoneria del telefono come in questo momento che sto scrivendo questo articolo. In questo modo le telefonate ricevute vengono registrate (nell’archivio delle telefonate perse) e mi riservo di contattare successivamente le persone che mi hanno chiamato. Questo mi aiuta a concentrarmi meglio e ad essere più produttivo.
7 Stabilisci delle priorità. Poiché non è possibile fare di tutto, impara a privilegiare le cose realmente importanti e lascia andare tutto il resto. Applica il principio 80/20 che è un principio fondamentale nella definizione delle priorità. Individua le attività più importanti e che producono i maggiori risultati e concentrati su di esse.
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L’articolo è estratto da “20 pillole time management” il nuovo report di ProfessioneFormatore.it completamente gratuito.
Questo materiale se utilizzato correttamente, può ampiamente incrementare le tue competenze nel campo dell’efficienza personale e questo avrà un impatto diretto sul tuo futuro psicologico, emozionale, economico, e finanziario. I principi esposti in queste pagine, in forma di pillole, possono realmente cambiare in meglio la tua vita e dovrebbero essere applicati ogni giorno, sia nella tua attività professionale sia nella vita privata.
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